Тростянецька районна державна адміністрація
офіційний сайт
Тростянецька районна державна адміністрація
офіційний сайт
Державний герб України

Звіт про роботу архівного відділу райдержадміністрації за 5 місяців 2019 року

11.06.2019

Архівний відділ райдержадміністрації утворюється головою райдержадміністрації, в межах району забезпечує виконання покладених на архівний відділ завдань, підпорядкований голові райдержадміністрації, а також підзвітний та підконтрольний Державному архіву області. 

Архівний відліл змінив свою юридичну адресу і тепер знаходиться за адресою: смт Тростянець, вул. Соборна, 103 а. На зміну приміщення  витрачено чимало сил та коштів. Виділено  30 тис. грн. та власними силами зроблений ремонт в кабінетах. Тепер маємо 2 архівосховища та 2 робочі кабінети.

До списку осіб – джерел формування Національного архівного фонду України, які передають документи до архівного відділу входить 38 установ державної та комунальної форми власності.   

Відповідно до «Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях» здійснення науково-технічного опрацювання є одним з основних напрямків роботи. Станом на 1 червня 2019 року  опрацювання документів в установах мають бути проведені  по 2014 рік, а  документи сільських  рад по 6  скликання - 2015 рік. Враховуючи динамічність процесів реформування, Державним архівом Вінницької області перед  експертною комісією архівного відділу  ставиться завдання по активізації роботи з експертизи цінності документів і їх відбору на постійне зберігання. Особливо в тих галузях де відбувається ліквідація юридичних осіб, їх укрупнення і оптимізація.

Кількість юридичних осіб списку №1 ,  в яких здійснено науково-технічне опрацювання документів  та прийнято документи за встановлені роки  -19, що становить 50% від загальної кількості.

План розвитку архівної справи в районі  станом на 1 червня 2019 року в розділі приймання на державне зберігання документів виконано на 64% від річного; в розділі схвалення експертно-перевірною комісією описів на управлінську документацію – 302% від річного плану. Левова частка це документи Тростянецького районного суду (726 справ). З процесами реформування у державі  різних галузей проходять і певні процеси децентралізації, які зачепили не тільки наш район.  Так у 2016 році ліквідовано  Міськрайонне управління юстиції, у 2017 відділ Держкомзему та  управління Пенсійного фонду у Тростянецькому районі, у 2018 році Тростянецький районний суд, у 2019 році  завершується ліквідація Тростянецького районного центру зайнятості. 

Важливим комплексом документів є документи райдержадміністрації її управлінь та відділів. Проведено значну роботу по опрацюванню документів управління економіки за 1992-2012 роки (а це 20 років), та служби у справах дітей 2000-2015 рр. 

Управління та відділи райдержадміністрації відносяться до списку № 1  юридичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду і їхні документи підлягають обов’язковій передачі на державне зберігання до архівного відділу райдержадміністрації

Архівним відділом райдержадміністрації здійснено аналіз стану науково-технічного опрацювання документів в районній, селищній та сільських радах району станом на 1 червня  2019 року.

Упорядкували по встановлений період із затвердженням описів експертно-перевірною комісією Державного архіву Вінницької області 50% сільських рад. 

На даний час науково-технічне опрацювання документів  Новоободівської та розпочато Тростянчицької сільської ради.  У зв'язку із об»єднанням у територіальну громаду на даний час передають документи Тростянецька селищна та Демидівська сільська ради. Слід відмітити, що процес об’єднання територіальних громад супроводжується міграцією документів: відбуваються приймання – передавання документів з кадрових питань, питань землеустрою та землекористування, нотаріальних дій, погосподарських книг. Це наполеглива та кропітка праця.

Не здійснили опрацювання документів по встановлений період Тростянчицька (лише по 2007 рік), Олександрівська, Ілляшівська, Савинецька  та ін. сільські ради.

Вчасне упорядкування документів та прийом на зберігання до архівного відділу райдержадміністрації дозволяє досягти максимального збереження документів Національного архівного фонду, які зберігаються в архівних підрозділах установ, організацій району понад встановлені строки, налагодження зведеного обліку архівних документів установ району, запобігання втратам документів Національного архівного фонду

Упродовж півріччя проведено 5 засідань експертної комісії архівного відділу, на яких розглянуто 34 питання, пов’язаних із регламентацією діяльності експертних комісій та архівних підрозділів, розглядом нормативних документів у сфері діловодства,  результатів експертизи історичної та практичної цінності документів,  у т. ч., що відкладаються в діяльності юридичних осіб списку № 1-списку № 3.

Схвалено 30 номеклатур справ, 5 положень про експертну комісію, 3 положення про архівний підрозділ та 13 інструкцій з діловодства та надано методичну допомогу в укладанні номеклатур новостворених структурних підрозділів Тростянецької ОТГ.

Розглянуто описи 3 установ списку №1:

  • 115 справ постійного строку зберігання:
  • 42 српав з кадрових питань;
  • 1221 справ внесено в акти на знищення.

 

Розглянуто описи Верхівського сільськогосподарського коледжу та Городківського відділення коледжу: на 82 справи тривалого зберігання та 882 справи з кадрових питань, в акти на знищення внесено 10317 справ.

Проведено перевірку ведення архівної справи та діловодства Летківської сільської ради та складено відповідну довідку про перевірку із зауваженнями та рекомендаціями.

У 1 півріччі надійшло 87 звернень та запитів громадян, з них з позитивним результатом - 81, що складає 93 %  від загальної кількості. Із виконаних запитів 12  соціально-правового характеру (про роботу та зарплату), 75 майнових.  Видано 31 архівну довідку,  62 копій документів. Видано 54 справ у тимчасове користування.

 

Начальник архівного відділу райдержадміністрації     Оксана Діденко


« Повернутись